Nibelis : logiciel GTA avec accompagnement d’experts pour la gestion des temps et des activités

Pourquoi envisager Nibelis pour la gestion des temps et des activités ?

Un logiciel GTA sert à organiser et contrôler les informations relatives au temps de travail. Il peut rapprocher les horaires prévus des temps déclarés, faciliter le traitement des demandes d’absence et produire les données nécessaires à certains calculs de paie.

L’intérêt d’une solution réunissant GTA et environnement Paie & RH réside dans la continuité entre ces opérations. Une heure supplémentaire validée ou une absence enregistrée peut ainsi suivre un circuit de traitement cohérent, sous réserve des modules et interfaces effectivement configurés.

Cette organisation ne supprime pas les questions de paramétrage. Les règles propres à l’entreprise, les validations managériales et les modalités de transfert des données nécessitent des choix précis. C’est pourquoi les prestations humaines proposées par l’éditeur méritent autant d’attention que les fonctionnalités affichées.

Quelles fonctions GTA sont proposées ?

L’offre distingue trois domaines complémentaires : la présence, les absences et les activités. Chacun répond à une question différente pour les responsables RH et les managers.

• Présence : le module permet de collecter les horaires, de suivre les plannings, de faire valider les temps et de calculer certains éléments variables. La documentation présente plusieurs modes de déclaration, notamment la saisie des temps et les dispositifs de pointage.
• Absences : les collaborateurs peuvent effectuer des demandes de congés, soumises à des circuits de validation. Les responsables suivent les compteurs et les informations susceptibles d’être transmises à la paie.
• Activités : le temps peut être déclaré et analysé selon une activité, un projet, un dossier ou un client. Cette lecture complète le suivi des horaires en indiquant à quoi le temps travaillé a été consacré.

Ces fonctions n’apportent donc pas la même information. La présence indique le temps enregistré, les absences expliquent certaines périodes non travaillées et les activités permettent d’en analyser l’affectation. Leur rapprochement facilite une lecture plus complète de l’organisation du travail.

Le module Activités est présenté comme intégré aux Absences et peut être complété par Présence. La gestion des temps et des activités s’inscrit ainsi dans une offre modulaire. L’éditeur indique également qu’une connexion avec sa propre paie ou avec un logiciel tiers est possible. Les interfaces précises et les modules nécessaires doivent toutefois correspondre à la configuration retenue.

Quel accompagnement les experts métier assurent-ils réellement ?

La présence d’un support humain ne signifie pas nécessairement qu’un spécialiste intervient sur toutes les questions de gestion des temps. Il faut distinguer l’aide à l’utilisation, le conseil métier et les prestations de gestion ou de paramétrage.

Sur son site, Nibelis présente des consultants Paie et RH capables de répondre à des problématiques métier et à des questions techniques concernant ses logiciels. Cette expertise constitue une composante identifiable de son offre de services.

Sa documentation distingue également les niveaux d’accompagnement proposés pour la paie :

• La gestion déléguée : elle correspond à une formule dans laquelle l’éditeur intervient dans la gestion du processus de paie.
• La gestion accompagnée : elle prévoit notamment l’intervention d’un consultant dédié pour accompagner l’entreprise dans sa gestion de la paie.
• La gestion autonome : elle repose sur une organisation où l’entreprise conserve davantage la maîtrise de son processus.

Ces formules décrivent principalement l’accompagnement de la paie. Elles ne suffisent donc pas, à elles seules, à établir qu’un expert GTA dédié est automatiquement attribué à chaque client utilisant les modules de gestion des temps.

Cette distinction a une conséquence très concrète. Lorsqu’une règle de calcul des heures supplémentaires doit être paramétrée, lorsqu’un circuit de validation fonctionne mal ou qu’une anomalie apparaît dans les données transmises à la paie, l’entreprise doit savoir qui intervient. S’agit-il du support logiciel, d’un consultant Paie & RH ou d’un spécialiste chargé du paramétrage GTA ? La réponse doit correspondre aux services convenus, plutôt qu’à une appellation commerciale générale.

Comment se déroulent le déploiement et la prise en main ?

Mettre en place une GTA implique davantage que l’ouverture des accès utilisateurs. La qualité du déploiement dépend notamment de la traduction des règles de l’entreprise dans les paramètres du logiciel.

La documentation de Nibelis décrit des prestations de mise en œuvre propres aux modules Présence et Absences. Pour Présence, elles comprennent l’analyse des besoins, le paramétrage sur la base d’un dossier d’analyse validé, des travaux de reprise de données et l’accompagnement à la recette. Pour Absences, le périmètre décrit comprend l’analyse des besoins, le choix des options de paramétrage, le paramétrage, l’assistance au déploiement, la validation, la recette et l’accompagnement au changement. Ces opérations ne doivent pas être automatiquement étendues au module Activités ni considérées comme incluses dans toutes les offres souscrites.

Il convient également de distinguer trois moments :

• Le déploiement : définir les besoins, configurer les règles et vérifier les circuits de traitement.
• La formation : permettre aux gestionnaires, managers et collaborateurs de prendre en main les fonctions qu’ils utiliseront.
• L’accompagnement après démarrage : traiter les questions et les difficultés rencontrées dans l’utilisation quotidienne.

La documentation consultée mentionne une formation d’une journée pour Présence et d’une demi-journée pour Absences. Ces durées correspondent aux indications publiées pour ces deux modules ; elles ne prouvent pas que les formations sont incluses dans chaque offre commerciale. Les modalités applicables au projet, ainsi que les possibilités de formation sur Activités, restent à confirmer auprès de l’éditeur.

Pour préparer le projet, l’entreprise a surtout intérêt à identifier ses règles particulières et les personnes responsables de leur validation. Cette préparation facilite le dialogue avec les intervenants chargés de la configuration.

Comment vérifier l’accompagnement avant de choisir ?

Une démonstration fondée sur un cas réel de fonctionnement de l’entreprise permet d’aller au-delà d’une simple présentation des écrans. L’objectif est d’observer le traitement des informations et de comprendre le rôle de chaque intervenant.

Voici un scénario hypothétique pouvant servir de base à une démonstration commerciale :

1. Modifier un planning : demander comment un manager change un horaire prévu et comment cette modification devient visible pour les personnes concernées.
2. Enregistrer du temps supplémentaire : observer comment une durée déclarée est contrôlée, puis rapprochée des règles paramétrées dans l’entreprise.
3. Valider une absence : faire suivre une demande depuis sa saisie jusqu’à la décision du responsable, puis examiner son effet sur le suivi des temps.
4. Transmettre les informations à la paie : vérifier quelles données sont transférées, par quel mécanisme et comment les anomalies sont signalées ou corrigées.

Ce parcours ne décrit pas un test effectivement réalisé ni un fonctionnement garanti dans toute configuration. Il sert à demander au fournisseur de montrer les capacités adaptées aux besoins de l’entreprise.

La démonstration doit aussi permettre d’interroger le fournisseur sur les interventions humaines. Qui aide à traduire les règles de l’entreprise dans le logiciel ? Qui explique une anomalie ? Qui intervient si un paramètre doit évoluer après la mise en production ?

Enfin, il est utile de demander une description écrite des prestations prévues : paramétrage initial, formation, assistance récurrente, disponibilité des spécialistes et éventuelles interventions supplémentaires. Cette démarche permet de comparer les engagements réellement proposés.

Quels critères comparer dans les propositions commerciales ?

Le choix d’un logiciel GTA ne devrait pas reposer uniquement sur son nombre de fonctionnalités ou sur la mention d’un accompagnement personnalisé. Une proposition pertinente doit répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise et préciser la nature du service associé.

Pour comparer plusieurs offres, les éléments suivants constituent une base de vérification :

• Le périmètre fonctionnel : modules de présence, d’absences et d’activités effectivement compris dans la proposition.
• La liaison avec la paie : données transférables, logiciels compatibles et modalités d’interfaçage prévues.
• Le paramétrage : répartition des responsabilités pour les règles de gestion et leurs évolutions.
• La formation : publics concernés, contenu et modalités des sessions.
• L’assistance : identité ou fonction des interlocuteurs, types de demandes prises en charge et conditions d’intervention.

D’autres solutions présentes sur le marché français, notamment Kelio, OCTIME ou Horoquartz, peuvent également être examinées. Les informations disponibles ne permettent pas de désigner objectivement un fournisseur comme celui qui offre le meilleur accompagnement dans toutes les situations.

Comparer ces éditeurs sur un même scénario de gestion des temps, avec des prestations clairement décrites, permet de dépasser les promesses générales et de sélectionner une offre en fonction de besoins identifiés.

Nibelis constitue ainsi une solution pertinente à étudier pour une entreprise recherchant une GTA articulée à la paie et à une expertise humaine Paie & RH. Son intérêt doit être apprécié à partir des modules utiles, des interfaces nécessaires et du rôle concret des intervenants. Avant toute décision, une démonstration ciblée et la confirmation écrite de l’accompagnement prévu permettent de vérifier que l’offre correspond aux attentes de l’entreprise.